Vermietung ist nicht alles

Leerstand kommt im Immobilienmanagement einer direkten Ertragsminderung gleich. Die Vermeidung von Leerständen ist daher mit Sicherheit eines der wichtigen Ziele des Asset- und Portfolio Managements. Nach der Erstvermietung bietet die anschliessende Mieterbetreuung gute Chancen für konstante Erträge und Optimierung der Kosten. Im Gewerbesegment ist dieser Aspekt aufgrund der häufig bedeutenden Mietverhältnisse von grosser Wichtigkeit. Dabei sind quantitative Faktoren wie die korrekte Abwicklung der Zahlungen, Nebenkostenabrechnungen oder Mietzinsanpassungen von Bedeutung. Im Folgenden werden aber die ebenso relevanten qualitativen Faktoren wie die Mieterkommunikation oder spezielle Serviceleistungen mit Fokus auf das Gewerbesegment näher betrachtet.

Was bringt eine aktive Mieterbetreuung?

Für Immobilieneigentümer wie auch für Mieter:innen ergeben sich mit einer aktiven Pflege der Mieterschaft umfassende Vorteile, die auf beiden Seiten zur Vermeidung von Umtrieben und Kosten führen. Dazu zählen insbesondere:

Kundenbindung und Zufriedenheit

Die Kundschaft fühlt sich durch regelmässige Interaktion und Unterstützung besser betreut und unterstützt. Die damit verbundene höhere Zufriedenheit kann zu einer langfristigen Bindung führen, was Vorteile für Mieterschaft und Vermieter bringt.

Früherkennung von geänderten Bedürfnissen

Eine regelmässige Kommunikation lässt potenzielle Anliegen frühzeitig erkennen. Damit wird es möglich, schnell darauf zu reagieren und allfällige Konflikte zu lösen, bevor sie eskalieren. Der regelmässige Direktkontakt zur Mieterschaft ermöglicht zudem den Erhalt von wertvollen Informationen hinsichtlich des Geschäftsgangs und der geplanten Veränderungen auf Mieterseite. Diesem Aspekt kommt angesichts der sich heute immer schneller ändernden Anforderungen grosse Bedeutung zu.

Steigerung der Mieterloyalität

Mit dem Internet ist die Immobilien-Markttransparenz enorm gestiegen, wodurch Mieter:innen in der Lage sind, einen effizienten Objektvergleich durchzuführen. Dies wiederum ist mit einer höheren Marktmacht gleichzusetzen. Die Folgen sind niedrigere Wechselbarrieren sowie verminderte Partnerloyalität. Eine proaktive Betreuung trägt dazu bei, die Beziehung und das Vertrauen der Mieter:innen zum Vermieter zu stärken und somit die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie langfristig in der Immobilie bleiben möchten.

Vermeidung von Kosten 

Jeder Wechsel auf Mieterseite verursacht sowohl für Mieter:innen als auch für Eigentümer Kosten. Für die Mieterschaft sind dies direkt messbare Kosten für die Räumung der Mietflächen, den Umzug, Installationen am neuen Standort etc. wie auch für allfällige Betriebsunterbrüche und einen erhöhten Managementaufwand. Für die Eigentümerschaft ergeben sich insbesondere Kosten für die Bereitstellung der Räumlichkeiten, die Vermarktung sowie durch den Mietzinsausfall. Mit einem kontinuierlichen Mietermanagement lassen sich Mieterwechsel und die damit verbundenen Kosten häufig vermeiden.

Wertsteigerung

Immobilien mit einer starken Mieterbindung weisen häufig eine niedrigere Leerstandsquote auf, was zu einer positiven Wertentwicklung beiträgt. Insgesamt kann eine aktive Mieterbetreuung dazu beitragen, eine positive Beziehung zwischen Vermieter und Mieterschaft aufzubauen, Konflikte zu minimieren, die Zufriedenheit der Mieter:innen zu erhöhen, die Erträge zu stabilisieren und letztendlich den Wert der Immobilie langfristig zu steigern.

Welche Mittel bieten sich an?

Regelmässige Kommunikation
Regelmässiger Kontakt mit den Mieter:innen, sei es persönlich, telefonisch, per E-Mail oder über ein Online-Portal ist im Gewerbesegment unerlässlich. Dabei ist es wichtig, mehr über die Bedürfnisse der Mieter:innen zu erfahren, ein Feedback zur Immobilie zu erlangen und Unterstützung bei Problemen anzubieten.

Fixe, periodische Massnahmen etablieren eine Struktur und vereinfachen die Kommunikation für alle Parteien. Beispiele dafür sind:

• Sprechstunden: Feste Zeiten, zu denen Mieteranliegen persönlich vorgebracht werden können, fördern den direkten Austausch und zeigen die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.
• Newsletter: Informationen an die Mieter:innen über geplante Wartungsarbeiten, neue Mieter:innen oder andere relevante Themen
• Mieteranlässe: Eine Plattform, um wichtige Informationen auszutauschen oder allgemeine Neuigkeiten zu präsentieren.

Suche nach Lösungen

Anliegen der Mieterschaft sind immer ernst zu nehmen, auch wenn die Einschätzung der Notwendigkeit zwischen Mieter:innen und Vermieter häufig nicht deckungsgleich sind. Mit konstruktiven Lösungen ist es häufig möglich, den Bedürfnissen der Mieterschaft nachzukommen und gleichzeitig in einer langfristigen Betrachtung durch die damit gewonnene Kundenbindung für den Eigentümer Mehrwert zu schaffen.

Kundenservice

Für Mieter:innen ist es wichtig, dass sie Zugang zu einem effizienten Kundenservice haben, der bei Fragen oder Problemen schnell reagiert und Lösungen bereitstellt. Im Gegensatz zu Lösungen mit einer Hotline, einer Support-E-Mail-Adresse oder einem Online-Ticketing-System im Wohnbereich muss im Gewerbesegment der Mieterschaft ergänzend eine direkte Kommunikation mit der Bewirtschaftung oder der Eigentümerschaft zur Verfügung stehen.

Regelmässige Inspektionen und Wartung

Ordnungsgemässe Inspektionen der Immobilie lassen potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Zusammen mit einem zuverlässigen Wartungsservice für Reparaturen und den notwendigen Instandhaltungsarbeiten können Störungen des Betriebes vermieden werden.

Zusätzliche Dienstleistungen

Zusätzliche Dienstleistungen und Annehmlichkeiten, die den Mieter:innen ihren Betrieb erleichtern, wie z. B. Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Parkmöglichkeiten, Zugang zu Konferenzräumen oder gemeinschaftlichen Einrichtungen, schaffen Mehrwerte und können für die Mieterschaft ein entscheidendes Kriterium für einen Standort darstellen.

Community-Building-Aktivitäten

Die Organisation von Veranstaltungen oder Aktivitäten stärkt die Gemeinschaft unter den Mieter:innen und fördert den Austausch von Ideen und Erfahrungen. Die aktive Teilnahme der Eigentümerschaft bietet gute Gelegenheiten, Erkenntnisse über die Zufriedenheit der Mieterschaft zu erhalten oder auch wichtige Informationen an die Mieter:innen zu vermitteln.

Technologische Lösungen

Moderne Technologien wie Online-Portale können die Kommunikation und Interaktion mit den Mieter:innen vereinfachen. Auch wenn für Betreiber von Gewerbeimmobilien der persönliche Kontakt im Vordergrund stehen sollte, bieten Portale und Apps Mieter:innen eine gute Möglichkeit für einen unkomplizierten, effizienten Erstkontakt zur Bewirtschaftung oder Eigentümerschaft um anschliessend die meist komplexeren Anliegen von Gewerbemieter:innen anzugehen.
 

Fazit

Die Pflege bestehender Mietverhältnisse erfordert ein hohes Mass an Professionalität, Engagement und Empathie. Durch eine offene Kommunikation, ein proaktives Konfliktmanagement, regelmässige Instandhaltungsmassnahmen und partnerschaftliche Lösungen können Vermieter nicht nur den Wert ihrer Immobilien erhalten, sondern auch langfristig zufriedene Mieter:innen gewinnen. Ein gut gepflegtes Mietverhältnis hilft besonders in schwierigen Situationen und ist letztlich der Schlüssel zu einem erfolgreichen und nachhaltigen Immobilienmanagement mit den entsprechend positiven Effekten auf Ertragssicherheit und Wertsteigerung für die Eigentümerschaft.

Wie wird Mieterbetreuung bei der SFP Gruppe optimiert?

Die Zufriedenheit der Mieter:innen mit der Bewirtschaftung respektive der Eigentümerschaft und der Immobilie sind ein zentrales Element für die langfristige Stabilität eines Immobilienportfolios. Die aktive Betreuung der Mieterschaft hat bei der SFP Gruppe einen entsprechend grossen Stellenwert. Beispielhaft zeigt sich das in folgenden Massnahmen:

• Aktives Asset Management: Zur Sicherstellung eines permanenten Mieterkontakts betreuen die Mitarbeitenden des Asset Managements der SFP Gruppe eine im Branchenvergleich eher geringe Anzahl Liegenschaften. Sie stehen damit über die Bewirtschaftung oder bei wichtigen Anliegen im direkten Austausch mit der Mieterschaft.
• Regelung im Portfolio Management: Bei der SFP Gruppe sind die Aufgaben und Kompetenzen des Asset- und Portfolio Managements in einem umfassenden Handbuch detailliert festgehalten. Bezüglich Mietermanagement ist klar geregelt, in welchem Rhythmus die Bewirtschaftung, das Asset Management oder das Portfolio Management Mietergespräche führen.
• Mieteranlässe: Das Asset Management organisiert Mieteranlässe in verschiedenen Liegenschaften. Diese erfolgen entweder projektbasiert nach einem besonderen Anlass wie der Fertigstellung von Umbauarbeiten, oder strukturiert als Plattform für einen periodischen Austausch. Beispielsweise wurde in der Liegenschaft in Buchs AG des SF Commercial Properties Fund nach dem Abschluss einer neuen Erschliessung und der Bereitstellung neuer Mietflächen ein Apéro mit allen Mieter:innen organisiert.
• Mieterumfrage: Alle Gefässe führen jährlich eine Umfrage zur Zufriedenheit und zu den Bedürfnissen der Mieter:innen durch. Nach einer Analyse der Resultate werden entsprechende Massnahmen definiert und in Zusammenarbeit mit der Bewirtschaftung umgesetzt.
• Einladung an Events der SFP Gruppe: Bei Kundenanlässen der SFP Gruppe werden nach Möglichkeit auch Mieter:innen der verschiedenen Anlagegefässe eingeladen. Damit wird die hohe Wertschätzung gegenüber der Mieterschaft bekräftigt und ein persönlicher Kontakt in einem unkomplizierten Rahmen ermöglicht.

«Der SF Commercial Properties Fund konnte den Leerstand kontinuierlich reduzieren, was ein grosser Erfolg ist. Mindestens so bedeutsam ist aber, dass wir laufend Mietverträge verlängern können. Gesamthaft können wir dank unserer aktiven Vermarktung und dem konstanten Mietermanagement die gewichtete Mietvertragsdauer aller Mietverträge (WAULT) auf einem hohen Niveau von rund fünf Jahren halten und für unsere Investoren Ertragsstabilität schaffen», sagt Hans-Peter Wasser, Portfolio Manager Real Estate Direct des SF Commercial Properties Fund.

Mieterstimmen

In Lyss ist Planzer Transport AG seit der Erstellung der gesamten Liegenschaft des SF Commercial Properties Fund Mieter. Dieses Jahr wird durch die Eigentümerschaft die Klimatisierung instand gestellt und die Liegenschaft wird an das Fernwärmenetz angeschlossen.

Philipp Bättig, Leiter Immobilien der Planzer Transport AG, bestätigt die gute Zusammenarbeit wie folgt: