La location ne fait pas tout

Dans la gestion immobilière, la vacance équivaut à une diminution directe des revenus. La prévention de la vacance est donc certainement l'un des objectifs importants de la gestion d'actifs et de portefeuille. Après la première location, la gestion des locataires qui s'ensuit offre de bonnes chances de revenus constants et d'optimisation des coûts. Dans le segment commercial, cet aspect est d'une grande importance en raison des baux souvent importants. Les facteurs quantitatifs tels que le traitement correct des paiements, les décomptes de charges ou les ajustements de loyers sont importants. Toutefois, les facteurs qualitatifs tout aussi importants, tels que la communication avec les locataires ou les services spéciaux, seront examinés de plus près dans les paragraphes suivants, en se concentrant sur le segment commercial.

Quels sont les avantages d'un suivi actif des locataires ?

Pour les propriétaires immobiliers comme pour les locataires, une gestion active des locataires présente de nombreux avantages qui permettent d'éviter les désagréments et les coûts des deux côtés. Il s'agit notamment des avantages suivants

Fidélisation et satisfaction des clients

Grâce à une interaction et un soutien régulier, ils se sentent mieux encadrés et soutenus. La plus grande satisfaction qui en résulte peut conduire à un engagement à long terme, ce qui présente des avantages pour les locataires et les bailleurs.

Détection précoce de l'évolution des besoins

Une communication régulière permet d'identifier à temps les problèmes potentiels. Il est ainsi possible de réagir rapidement et de résoudre les éventuels conflits avant qu'ils ne s'aggravent. Le contact direct régulier avec les locataires permet en outre d'obtenir des informations précieuses sur la marche des affaires et les changements prévus du côté des locataires. Cet aspect revêt une grande importance compte tenu de l'évolution toujours plus rapide des exigences actuelles.

Augmentation de la fidélité des locataires

Grâce à l’internet, la transparence du marché immobilier a considérablement augmenté, ce qui permet aux locataires de comparer efficacement les biens immobiliers. Cela signifie que le pouvoir de marché est plus important. Il en résulte une diminution des barrières au changement et une baisse de la fidélité des partenaires. Un suivi proactif contribue à renforcer la relation et la confiance entre les locataires et le propriétaire, ce qui augmente la probabilité qu'ils souhaitent rester dans le bien immobilier à long terme.

Éviter les coûts 

Chaque changement de locataire entraîne des coûts tant pour les locataires que pour les propriétaires. Pour les locataires, il s'agit de coûts directement mesurables liés à l'évacuation des surfaces louées, au déménagement, aux installations sur le nouveau site, etc. ainsi qu'à d'éventuelles interruptions d'exploitation et à des frais de gestion accrus. Pour les propriétaires, il s'agit notamment de coûts liés à la mise à disposition des locaux, à la commercialisation et à la perte de loyer. Une gestion continue des locataires permet souvent d'éviter les changements de locataires et les coûts qui y sont liés.

Augmentation de la valeur

Les biens immobiliers avec une forte fidélisation des locataires présentent souvent un taux de vacance plus faible, ce qui contribue à une évolution positive de la valeur. Dans l'ensemble, un suivi actif des locataires peut contribuer à établir une relation positive entre le bailleur et les locataires, à minimiser les conflits, à augmenter la satisfaction des locataires, à stabiliser les revenus et, en fin de compte, à augmenter la valeur du bien immobilier à long terme.

Quels moyens s'offrent à vous ?

Communication régulière

Un contact régulier avec les locataires, que ce soit en personne, par téléphone, par e-mail ou via un portail en ligne, est essentiel dans le secteur commercial. Il est important d'en savoir plus sur les besoins des locataires, d'obtenir un feed-back sur le bien immobilier et de proposer un soutien en cas de problèmes.

Des mesures fixes et périodiques établissent une structure et simplifient la communication pour toutes les parties. En voici quelques exemples :

• Des heures de consultation : Des heures fixes pendant lesquelles les demandes des locataires peuvent être présentées personnellement favorisent l'échange direct et montrent la volonté de coopérer.
• Bulletin d'information : informations aux locataires sur les travaux d'entretien prévus, les nouveaux locataires ou d'autres sujets pertinents.
• Évènements pour les locataires : une plate-forme pour échanger des informations importantes ou présenter des nouveautés générales

Recherche de solutions

Les demandes des locataires doivent toujours être prises au sérieux, même si les locataires et les propriétaires ne sont pas toujours d'accord sur leur nécessité. Des solutions constructives permettent souvent de répondre aux besoins des locataires tout en créant une plus-value pour le propriétaire dans une perspective à long terme grâce à la fidélisation de la clientèle ainsi obtenue.

Service clientèle

Pour les locataires, il est important d'avoir accès à un service clientèle efficace qui réagit rapidement et propose des solutions en cas de questions ou de problèmes. Contrairement aux solutions proposées par une hotline, une adresse e-mail d'assistance ou un système de ticket en ligne dans le secteur résidentiel, les locataires du secteur commercial doivent pouvoir bénéficier d'une communication directe avec le gestionnaire ou le propriétaire.

Inspections et maintenance régulières

Des inspections en bonne et due forme de l'immeuble permettent de détecter et de résoudre à temps les problèmes potentiels. Associées à un service de maintenance fiable pour les réparations et les travaux d'entretien nécessaires, elles permettent d'éviter les perturbations de l'exploitation.

Services supplémentaires

Les services et commodités supplémentaires qui facilitent les activités des locataires, tels que les services de nettoyage, de sécurité, de parking, d'accès aux salles de réunion ou aux installations communes, créent une valeur ajoutée et peuvent constituer un critère décisif pour les locataires.

Activités de renforcement de la communauté

L'organisation d'évènements ou d'activités renforce la communauté des locataires et favorise l'échange d'idées et d'expériences. La participation active des propriétaires offre de bonnes occasions d'obtenir des informations sur la satisfaction des locataires ou de transmettre des informations importantes aux locataires.

Solutions technologiques

Les technologies modernes telles que les portails en ligne peuvent simplifier la communication et l'interaction avec les locataires. Même si les exploitants d'immeubles commerciaux devraient privilégier le contact personnel, les portails et les applications offrent aux locataires une bonne possibilité d'établir un premier contact simple et efficace avec l'exploitant ou le propriétaire afin de pouvoir ensuite aborder les demandes généralement plus complexes des locataires commerciaux.

Conclusion

L'entretien des baux existants exige un haut degré de professionnalisme, d'engagement et d'empathie. Grâce à une communication ouverte, une gestion proactive des conflits, des mesures d'entretien régulières et des solutions partenariales, les bailleurs peuvent non seulement préserver la valeur de leurs biens immobiliers, mais aussi gagner des locataires satisfaits à long terme. Une relation de location bien entretenue est particulièrement utile dans les situations difficiles et constitue en fin de compte la clé d'une gestion immobilière réussie et durable, avec les effets positifs correspondants sur la sécurité des revenus et l'augmentation de la valeur pour les propriétaires.

Comment le suivi des locataires est-il optimisé chez le groupe SFP ?

La satisfaction des locataires vis-à-vis de la gestion, du propriétaire et de l'immeuble est un élément central pour la stabilité à long terme d'un portefeuille d'immeubles. Le groupe SFP accorde donc une grande importance à l'encadrement actif des locataires. Cela se traduit par les mesures suivantes

• Gestion active des biens immobiliers : afin de garantir un contact permanent avec les locataires, les collaborateurs de la gestion des biens immobiliers du groupe SFP s'occupent d'un nombre plutôt restreint de biens immobiliers par rapport à la branche. Ils sont ainsi en contact direct avec les locataires par le biais de la gestion ou lors de demandes importantes.
• Réglementation de la gestion de portefeuille : au groupe SFP, les tâches et les compétences de la gestion des actifs et de la gestion de portefeuille sont définies en détail dans un manuel complet. En ce qui concerne la gestion des locataires, la fréquence des entretiens avec les locataires est clairement définie par la gestion, la gestion des actifs ou la gestion du portefeuille.
• Evènements pour les locataires : l'Asset Management organise des évènements pour les locataires dans différents biens immobiliers. Celles-ci ont lieu basé sur un projet après un évènement particulier comme l'achèvement de travaux de transformation, et en partie de manière structurée comme plateforme d'échange périodique. Par exemple, dans les biens immobiliers du SF Commercial Properties Fund à Buchs AG, un apéritif a été organisé avec tous les locataires après l'achèvement des travaux de viabilisation et la mise à disposition de nouvelles surfaces à louer.
• Enquête auprès des locataires : tous véhicules réalise chaque année une enquête sur la satisfaction et les besoins des locataires. Après analyse des résultats, des mesures appropriées sont définies et mises en œuvre en collaboration avec le service de gestion.
• Invitation aux évènements du groupe : lors des évènements organisés par le groupe SFP à l'intention de ses clients, les locataires des différents véhicules de placement sont invités dans la mesure du possible. Cela permet d'affirmer la grande estime que l'on porte aux locataires et d'établir un contact personnel dans un cadre simple.

« Le SF Commercial Properties Fund a pu réduire continuellement le taux de vacance, ce qui est certainement un grand succès. Mais le fait que nous puissions constamment prolonger les contrats de location est au moins aussi important. Globalement, grâce à notre commercialisation active et à la gestion constante des locataires, nous pouvons maintenir la durée pondérée de tous les contrats de location (WAULT) à un niveau élevé d'environ cinq ans et créer une stabilité des revenus pour nos investisseurs », déclare Hans-Peter Wasser, Portfolio Manager Real Estate Direct du SF Commercial Properties Fund.

Témoignages de locataires

A Lyss, Planzer Transport AG est locataire depuis la construction de l'ensemble des biens immobiliers du SF Commercial Properties Fund. Cette année, la climatisation sera remise en état par le propriétaire et les biens immobiliers seront raccordés au réseau de chauffage urbain.

Philipp Bättig, responsable de l'immobilier chez Planzer Transport AG, confirme la bonne collaboration comme suit :

Cette traduction a été réalisée à l'aide de l'intelligence artificielle. La version originale en allemand fait foi.