Auf diesem Mietermarkt sorgt die vermehrte Nachfrage der Mietinteressenten nach mietfreien Zeiten und Ausbaukostenzuschüssen zusätzlich dafür, dass Vermieter flexibel reagieren müssen. Gleichzeitig verlangen Mietinteressenten auch mehr Flexibilität hinsichtlich kürzerer Mietverträge. In diesem Spannungsfeld steigen die Anforderungen an Management und Vermarktung von gewerblichen Immobilien. Gleichzeitig gilt es aktuelle Trends zu berücksichtigen. Durch den Internethandel fragen insbesondere Logistik- und auch Lagerfirmen vermehrt Flächen nach. Aber auch neue Anbieter wie Co-Working-Firmen kommen auf den Markt und schaffen neue Nachfrage nach Flächen.
«Bei der «klassischen Vermietung» gilt es nach der Standort- und Marktanalyse eine Vermietungsstrategie zu bestimmen, um damit das Vermietungsziel, eine möglichst geringe Leerstandsquote, zu erreichen. Für einen guten Mix der Vermarktungsmassnahmen und unter Beachtung von Kosten und Nutzen sind eine Vielzahl von Aktivitäten zu koordinieren und zeitlich abzustimmen. Einige sollen im Folgenden exemplarisch beschrieben werden.»
Neben herkömmlichen Werbemassnahmen wie Vermietungsschildern und Plakaten im Einzugsgebiet nimmt das Internet eine immer prominentere Stellung ein. Eine gut gestaltete Anzeige in den überregionalen Vermietungsportalen ist obligatorisch. Hinzu kommen eine professionell gestaltete, objektspezifische Homepage sowie Werbeanzeigen auf Nachrichtenportalen und sozialen Netzwerken im Internet. Zudem erhalten Verlinkungen von Internetportalen mit Start-Up-Portalen und Standortförderungen immer mehr Gewicht.
Unterstützend sollten die Flächen aktiv vor Ort beworben werden. Dies zum einen durch die Präsentation der Flächen etwa im Rahmen von lokalen Wirtschaftsförderungsverbänden, Interessenverbänden und Vereinen. Zum anderen werden die Immobilien vermehrt auch auf lokalen Messen und Veranstaltungen präsentiert. Gerade wenn diese Veranstaltungen zielgruppengerecht ausgewählt und durch persönliche Präsenz vor Ort unterstützt werden, kann dadurch die lokale Bekanntheit signifikant gesteigert werden.
Weiter gilt es das zu vermietende Objekt attraktiv aufzubereiten. Neben einem sauberen Zustand bietet es sich gerade bei älteren «verwohnten» Objekten an, diese als Musterbüro samt Möblierung einzurichten. Neben einem positiven ersten Eindruck können sich Interessenten so einen besseren Überblick über den zukünftigen Objektzustand als Mieter machen. Gerade nicht immobilienaffine Mieter können sich so «ihre» Mietfläche besser vorstellen. Die Flexibilität und auch Flächeneffizienz wird «sichtbar» dargestellt. Die Vermietbarkeit wird deutlich erhöht.
Es gilt zu entscheiden, wer mit der Vermietung betraut werden soll. Die Einbindung von Maklern hat den Vorteil eine grössere Streuung der Angebote zu bekommen und bei exklusiven Suchanfragen von Mietinteressenten berücksichtigt zu werden. Spätestens nach dem Erstkontakt ist es aber sehr hilfreich, als Eigentümer aktiv in die Gespräche und Verhandlungen eingebunden zu werden. So wird Interesse gegenüber dem Mietinteressenten signalisiert und Vertragsverhandlungen können schnell, zielgerechtet und direkt geführt werden. Die Abschlusswahrscheinlichkeit steigt durch aktive Teilnahme des Vermieters deutlich an.
«Von entscheidendem Gewicht ist die Bestimmung der Angebotsmiete im Spannungsfeld einer möglichst hohen Miete für den Eigentümer bzw. einer attraktiven Miete für den Mieter. Hier ist die Analyse der Konkurrenz sehr entscheidend.»
Gleichzeitig ist der Marktwert der Immobilie zu beachten, wobei auch eine Szenarioanalyse (Marktwert bei hoher Miete mit Leerstand bzw. Marktwert bei niedrigerer Miete und geringerem Leerstand) hinzugezogen werden sollte, um schlussendlich die optimale Miete im Spannungsfeld zwischen Marktwert und Cash-Flow zu bestimmen. Nicht zu vergessen sind hierbei mietfreie Zeiten, Ausbaukostenzuschüsse etc., die im Rahmen der Mietvertragsverhandlungen gewährt werden können. Die eben dargestellten Aktivitäten gilt es ständig auf ihre Wirksamkeit hin zu kontrollieren, anzupassen und je nach Vermietungserfolg zu optimieren.
Vor dem Hintergrund der anspruchsvoller werdenden Vermietungen ist es gleichzeitig umso wichtiger, die Beziehungen zu den bestehenden Mietern zu pflegen, die Wünsche und Nöte der Mieter zu verstehen, um hierdurch eine langfristige Kundenbeziehung aufzubauen. Mindestens einmal pro Jahr sollte mit jedem gewerblichen Mieter ein Gespräch geführt werden. Etwaige Mängel können zeitnah abgestellt und auf Wünsche kann eingegangen werden. Dabei ist dem Mieter rechtzeitig vor der Möglichkeit der Beendigung des Mietvertrages bzw. der Möglichkeit der Ausübung einer Verlängerungsoption ein Angebot zur (vorzeitigen) Verlängerung des Mietvertrages zu unterbreiten. Dies gibt beiden Vertragspartnern rechtzeitig die Möglichkeit, das Vertragsverhältnis fortzusetzen und vermeidet auf Seite des Eigentümers häufig Kosten für Leerstand und Nachvermietung. Im selben Zuge kann der Cash-Flow der Immobilie als auch des Portfolios stabilisiert und der Marktwert gehoben werden.
«Mieter sind immer auch Kommunikatoren. Umso wichtiger ist es, zufriedenen Mieter zu haben. Zufriedene Mieter ziehen neue Mieter an, die sich im Idealfall ergänzen. Die Mieter können auch in die Vermietung eingebunden werden. Wirbt ein Mieter einen neuen Mieter, so wird dies belohnt und führt zu einer win-win-Situation.»
Kai Brunko
Das Management von gewerblichen Immobilien bleibt anspruchsvoll. Vor allem Leerstände in sekundären Bürolagen steigen an. Detailhändler geben Flächen auf und fragen kleinere Läden nach.